Informatiesystemen moeten de uitwisseling tussen mensen vergemakkelijken. Door die systemen krijgen ze tijdig belangrijke signalen op tafel die ze daarna in bepaalde catagorieën onderbrengen. Vervolgens leggen ze die aan belanghebbenden voor verdere meningsvorming en kennisverwerking.
Informatie creëren is een menselijke activiteit. De mensen in de organisatie interpreteren die informatie, vullen haar aan en sturen reacties door naar andere belanghebbenden.
Informatiesystemen zijn interactiesystemen, net als de matrixmethode. Hij helpt de organisatie haar doelen te realiseren en effectieve besluiten te nemen én mensen in die organisatie hun behoeften te laten vervullen.
Als je de matrix en het internet integreert, kun je de balangen van de organisatie en de mensen beter op elkaar afstemmen. Met zo'n geïntegreerd systeem kunnen belamnghebbende managers en medewerkers tijdig bepaalde veranderingen signaleren, in elkaars keueken kijken en volgen wat iedereen bezighoudt. Zo kun je makkelijker met de afdelingen, projecten en mensen contracten zluiten over hun aandeel in de uitvoering en de investeringen die nodig zijn. Alle informatie van de afdelingen en projecten kun je 'bij elkaar optellen' en verwerken in het beleidsplan van de organisatie en daarna presenteren via de website. Die website fungeert binnen de organisatie als een gegevensbestand en buiten de organisatie als promotiekanaal voor interactie met klanten en andere beleidsbeïnvloeders.
De stemming meten
’Hé dat is de Silence Monitor van Robert Owen die je daar hebt’, reageerde een collega-consultant enthousiast op de veranderingskalender die ik hem liet zien. Deze kalender bestaat uit een plankje waarop per matrixvak een klein boekje is bevestigd. De verschillende pagina’s zijn groen, geel en rood. Je kunt met die kalender je stemming tot uitdrukking brengen. Groen betekent dat je de veranderingen in dat matrixvak positief beleeft, rood geeft je negatieve stemming weer, geel betekent neutraal. Onder de kalender hangt een klein whiteboard. Daarop kun je je beleving op graffiti-achtige wijze toelichten. Robert Owen hield zich omstreeks 1800 al met de vraag bezig hoe hij de mensen in zijn fabriek kon informeren over hun gedrag. Hij was een vurige verdediger van het welzijn van zijn fabrieksarbeiders. Daarom gaf hij zijn fabrieksopzichters de opdracht evenveel zorg te besteden aan de mensen, de levende machines, als aan hun ijzeren machines, die ze zo liefdevol oppoetsten.
Nu, tweehonderd jaar later, houden we ons nog steeds bezig met hetzelfde fenomeen. Hoe leer je in een snel ontwikkelende IT-omgeving de kunst verstaan om zonder al te veel tijdsinvestering samen de vinger aan de pols te houden, regelmatig te anticiperen en snel in te grijpen? Te denken valt aan de implementatie van het strategisch beleidsplan, of bedrijfseconomische, technologische en maatschappelijke ontwikkelingen. Bij een bedrijfsonderdeel van Origin, Business Communications, praat het management regelmatig met de medewerkers over veranderingen. Ook de betreffende overlegcommissie (OR) doet dit. Het Management heeft daarom een softwareversie van de matrixmethode gemaakt, de Matrixmonitor genaamd. Het programma is gekoppeld aan het interne netwerk en voor alle medewerkers toegankelijk. De vormgeving van het programma is erop gericht actie en interactie te stimuleren, onder andere doordat metaforen uit De gekookte kikker zijn afgebeeld (zie bladzijde hiernaast). Het werkt als volgt.
Hij ziet op zijn scherm de matrix met de negen vragen, verluchtigd met tekeningen van metaforen over organisatieverandering. Als hij wil, kan hij de vragen beantwoorden en zijn score vergelijken met die van zijn collega’s. De scores lopen van 1 tot 5. 1 is positief, 5 is negatief. Er is een kleurverloop van 1 tot 5. 1 is groen, 5 is vuurrood. Een score van 5 doet het desbetreffende matrixvak roodkleuren. Het management ziet dat ook op zijn scherm. Op dat moment kan het meteen ingrijpen, de telefoon pakken en met betrokkene in gesprek gaan. De totaalscores worden ook getotaliseerd per afdeling. Ze zijn voor iedereen op het netwerk zichtbaar. Ze worden in principe geanalyseerd en besproken met alle geïnteresseerden. De voorgenomen acties worden vervolgens aan de betreffende persoon doorgegeven.
In principe kun je alle stellingen invoeren die je wilt. Regelmatig zijn het ideeën uit de matrixenquête.
De vragenlijst uit het begin van dit boek kun je op een vergelijkbare manier koppelen aan het netwerk en, als je daarover beschikt, ook aan een interne webplek. Als de vragenlijst gemaakt is met een spreadsheetprogramma, kun je de resultaten op een grafische manier presenteren en terugrapporteren aan de invullers.
De Matrixmonitor kan ook gebruikt worden door het overlegorgaan om meningen te peilen, door een projectmanager om effecten te meten of door de personeelsvereniging om te achterhalen hoe men het personeelsuitstapje heeft ervaren.
naar boven | terug